Производители тонут в бумажной волоките. Технологии — это спасательная шлюпка.

Современная производственная среда строго регулируется: законы об ответственности за качество продукции требуют от производителей хранить некоторую документацию в течение 30 лет!

Это длительный период времени, чтобы хранить гору бумаги, что вызывает множество проблем, таких как хранение и безопасность всех этих документов.

Но данные, содержащиеся во всех этих документах, имеют важное значение для успеха организации. Важная документация, гарантирующая, что продукты подходят для рынка. Несоблюдение надлежащей производственной практики (GMP), Международной организации по стандартизации (ISO) или местного законодательства может сделать продукцию производителя непригодной для продажи, что может иметь разрушительные последствия для бизнеса.

Большая часть документации производителей также приносит значительную пользу клиентам и поставщикам, а также улучшает внутренние операции во всей организации. Нет сомнений в том, что сохранение документов важно, но возникает вопрос: «Есть ли лучший способ?» Исследования показали, что удаление бумаги из процессов может повысить эффективность до 300 % (AIIM, февраль 7 2024).

Так как же производители могут использовать технологии для эффективного сбора, обмена и распространения данных и документации по сложным цепочкам поставок? В ответ многие производители теперь дополняют свои системы планирования ресурсов предприятия (ERP) и планирования потребности в материалах (MRP) системами управления документами (DMS), что, возможно, является лучшим методом использования преимуществ технологий для оптимизации процессов и повышения эффективности. .

DMS — это мощный инструмент, способный извлекать, манипулировать, хранить и маршрутизировать данные и документы, когда, где и как они необходимы. Задумайтесь на минутку о том, сколько документации генерируется производственной организацией, и насколько легко и выгодно было бы автоматически управлять большей частью этой документации. Помимо снижения нормативных требований к операциям, его самым большим преимуществом является то, что он обычно уменьшает количество исключений из-за требований соответствия на целых 85 % (Aberdeen Group, октябрь 2025 г.).

Если вы планируете использовать DMS, начните с того, что сосредоточьтесь на том, какую нормативную информацию вам необходимо собирать и генерировать. Автоматически извлекая данные из бумажных и электронных документов свободной формы, производители могут превращать их содержимое в данные, которые можно искать и обрабатывать. Информация, генерируемая другими системами или отдельными машинами, также может быть извлечена, переведена в соответствующий формат и сохранена.

DMS также может расширить возможности ERP и MRP, когда речь идет о выполнении нормативных обязательств, хранении и извлечении информации, а также преобразовании или переформатировании данных. Компании теперь могут предоставлять файлы данных с информацией, специально отформатированной в соответствии с потребностями получателя и распространяемой со ссылками HTML на свои репозитории документов. Ценность DMS значительно возрастает по мере развития бизнеса, расширения и интеграции инфраструктур документов и информации.

Объедините эту автоматизацию с лучшими практиками работы и необходимостью повышения эффективности бэк-офиса, и вы получите множество преимуществ.